内容証明の書き方、出し方

内容証明の書き方、出し方、利用の仕方

内容証明は、一部の例外を除き単なる手紙と同じです。しかし、気軽にに出してもよいものではありません。また、相手側にも証拠になります。場合によっては、逆に損害賠償を請求されることも考えられます。

専門家が作る場合は、常にあらゆる事態を想定した上で、法律上問題がないか確認し、お客様と綿密に打ち合わせて作成、出した後の相手側の対応によって、次の手を考えます。

同じような事例でも微妙に違ってくるので文例などは実際には役に立たないものです。個別の事案に応じた文章が必要です。又送付方法も、「配達証明」以外にも色々と工夫する必要があります。

また、仮に、自分で作成して、出したとしても、その後が問題です。出した後のことは、その事案によって、相手の出方によって、考えなければならず、「正解」がない世界です。実際、無料相談でよくあるのが、ネットの書式、見本を見て内容証明を作成して出したら、弁護士から回答書が来たり、電話が掛かってこて困っているということがあります。書いた本人が、内容を理解していないことや、出した後のことを考えていないので、困ることになります。

特に損害賠償請求(慰謝料など)、債権回収、消費者問題、民亊上の複雑な問題の場合は、弁護士、行政書士などに任せたほうが安心です。

無料電話相談をご利用下さい。

民亊料金

内容証明は、専門家にお任せ下さい。(上記をクリックして下さい。)

内容証明の書き方、出し方をご説明していますが、ご自身でお書きになることをお勧めしているものではありません。内容証明がどのようなものか知っていただくくためのものです。特に、損害賠償(不倫、暴力事件、物を壊された)や、業務上のことなどの場合は、専門家に任せることをお勧めします。よく、ネットで見て、よくわからないまま自分で作成して出した方からご相談がありますが、「手遅れ」になる場合があります。内容証明、示談書などは専門家(行政書士、弁護士等)にお任せ下さい。

ケース毎に対応は大きくかわります。また、ここに書けないこともあります。そこで、当事務所では、 無料電話相談080-3812-6215を実施しています。お気軽にご利用下さい。 土、日、祝日も対応。朝から夜遅くまでやっています。無料電話相談は、1万5千件以上 当事務所は、無料相談でも、ご依頼後でも「ご相談」を重視し、徹底してます。実績、経験豊富な当事務所にお任せ下さい。 あなたに代わって、難しく、面倒な内容証明、回答書、反論書、示談書などを作成しています。2003年から専門的にやっています。 「色々、相談しましたが、はじめて、よく分かりました。」とのお声をたくさん頂いています。

内容証明郵便とは

内容証明は、通常の手紙やハガキと同じくただの郵便です。ただ、通常の郵便と違い内容を証明してくれます。 「どのような内容の手紙を」「何時誰が誰に出した。」ことを郵便局長が証明してくれるものです。

お気づきのかたもいると思いますが、これだけでは「配達されたのか」「いつ配達されたのか」がわかりません。 そこで、必ず「配達証明付き」にすることが必要です。

費用は、枚数2、3枚で配達証明付の場合1,500円~1,700円程度です。

対象の金額が多い場合、慰謝料などの損害賠償請求、事案が複雑な場合などは、行政書士、弁護士に任せるほうが安心です。

※内容証明は、相手側の証拠物件ともなりえますので慎重に。

内容証明郵便を利用するケース
土地建物の貸借、不動産の売買、金融取引、取引一般、金銭貸借、会社運営、消費者取引、近隣紛争、事故・事故関係、親族・相続関係など

内容証明の書き方

用紙

内容証明は3通作成します。
用紙は自由ですが、手書きの場合は、字数制限があるので、原稿用紙などで作成し、コピーすることになります。
この頃はパソコンで作成するのが普通です。

電子内容証明郵便もありますが、一回しか出さないのであれば登録だけでも面倒です。

決まりごと

郵便局、ゆうびんのホームページ等で確認して下さい。

(1)3通作成。
(2)一行20字以内一枚26行以内(縦書き、横書き両方OKです。)
  市販の専用用紙なら数える必要はありません。またパソコン、ワープロの場合は、簡単です。
(3)使用できる文字は、かな、漢字、数字。英字は固有名詞のみ。なお、日本文のみです。外国文の内容証明はできません。一般の記号は使用可能です。句読点、記号も一個一字で計算する。
(4)内容証明は何枚になっても結構ですが、契印(割印)が必要です。
(5)訂正方法が決まっている。例 二重線で抹消し「二字削除一字加入」のように書く。
(6)差出人の住所氏名、受取人の住所氏名。通常は差出人氏名の横に捺印。

一番簡単な書き方(上記の「決まりごと」を守って下さい。

相手方の住所氏名
自分の住所氏名 押印
年月日
題名 何でもOKです。決まっていません。「通知書」でも「請求書」でも内容に応じたものにした方がよいでしょう。
本文※同じような問題であっても、ケースごとに書く内容は変わります。
以上

内容証明の出し方

内容証明にする手紙が書けたら

(1)内容証明郵便にする手紙3通
(2)封筒一通
(3)差出人の印鑑(原稿に押印した印鑑。念のために持っていった方がよいでしょう。)
(4)郵便料金
を持って集配郵便局(指定無集配郵便局)へ行きます。(不明の場合は最寄の特定郵便局で聞いてください。)

内容証明郵便は「配達証明付き」にしてください。
配達証明とは、受取人に配達されたかどうか、配達されたら何時配達されたのかを証明するものです。

従って、「内容証明、配達証明付」と窓口で言ったらOKです。

手紙一枚で配達証明付きの場合、合計1220円かかります。通常は2枚以上になりますので、1500円以上になります。

内容証明は、郵便局の担当者が、形式にあっていることをチェックし、最終的に「郵便認証司」が押印します。郵便局や、時間によりますが、 20分程度見ておいた方がよいでしょう。一般の郵便と違い多少の時間がかかりますので、勤務中の昼休みを利用する場合は、注意が必要です。

内容証明の使い方

トラブルになるまえに内容証明を効果的に使います。ただし、どんな場合でもよいとは限りません。

特に企業活動の場合出してはいけないときもありますので、その点も説明しておきます。

内容証明は郵便です。その効果は一部の例外を除いて相手方に「心理的効果」をあたえるにすぎません。内容証明で催告されても、そのこと自体が効力を持つわけではないのです。しかし、誰しも余りよい気はしません。

内容証明の利用場面(一例)

(1)確定日付(債権譲渡の通知 民法467条2項)
(2)内容が重要な場合 契約解除の通知、解除権の行使を前提にした履行催促の通知、消滅時効中断のための催告など。
クーリングオフの通知(特定商取引に関する法律9条ほか)、消費契約の申込又はその承諾の意思、表示の取消通知(消費者契約法4条)なども。
(3)通知の日付(債権譲渡の通知、売買予約完結の通知 民法556条等)
(4)心理的圧力 各種慰謝料請求など

内容証明を出す前に

内容証明を出すのは、場合によっては相手方に宣戦を布告することになり返ってトラブルになってしまったり、こちらが出した内容証明が相手方の証拠になって不利益を蒙ることもあります。

従って、不用意に出すものではありません。

内容証明を出しても何の反応もないことがあります。このときに次の一手を考えておかないと無駄です。また、内容証明などという「生ぬるい」方法ではなく、即座に仮差押や告訴といった法的手段にうったえるといった強硬手段に出なければいけないこともあります。先ず、これらのことを頭においてください。

内容証明は必ず次の段階を想定して書かなければなりません。

内容証明を打ってはいけないとき

内容証明を出すのは、トラブルの予防や解決のためです。従って以下のような場合には出してはいけません。

※債権回収などの場合、確実に履行してもらうため「念書」「支払い計画書」などを取っておくことも重要です。
下記の他、こちらに問題があるときは当然内容証明など出すべきではなく交渉に持ち込むべきです。

相手が誠意を示し解決の糸口が見えるとき

相手方が債務の存在を認め、分割返済案など返済の意思をしめすときには、出してはいけません。こういうときに内容証明がいくと感情的になり、悪ければ裁判沙汰になる可能性もあります。債権額にもよりますが、裁判などになるよりは「損して得取れ」な方を選ぶべきときもあります。このような場合は、内容証明よりも示談書などを作ることになります。ただし、口先だけで返済を遅延させることが目的だとわかったら出すべきです。

トラブルの相手方と関係が深いとき

家族、親族、隣人、職場の人間などの場合は、内容証明を出すことが関係の破壊を招くことになるかもしれません。将来も付き合わなければならない関係のときは出来るだけ話し合いで解決するべきです。それが当事者同士では難しい場合は、間に双方に信用のある人を入れることも一法です。ただし、これも債権額が大きい場合はこちらがダメージを蒙りますので、場合によります。

相手方が倒産しそうなとき、不渡りのとき

倒産しそうなときには、内容証明など出したら逃げられかねません。直ちに仮差押えすべきです。 また、不渡りのときもケースは色々ですが、仮差押え、訴訟、強制執行、破産申し立て等を急ぐので、この場合は直ちに弁護士に相談するべきです。

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内容証明を打つべきとき

一方、内容証明郵便を出すべきときもあります。これは、(内容証明の利用場面)とも重複しますが、整理しておきます。

債権譲渡の通知(民法467条2項)

余談ですが、民法は普通、総則、物権、担保物権、債権総論、債権各論及び親族・相続(身分法)に分けられます。このうち一番難しいのは、実は総則ですが、大体従来の教科書、基本書では順番に説明されていました。最近のものは色々構成に工夫がされています。その次に難解なのは債権法です。しかし、これは物権、担保物権ばかりやっていたので個人的感想かもしれません。

さて本題です。債権譲渡とは、債権者の債務者に対する債権を同一性を変えないで債権譲渡者に移転し、債権譲渡者の債務者に対する債権とするものです。

資格授与の対抗要件として債務者に対する債権者の通知または債務者の承諾(民法476条1項)です。次の民法476条2項において取引保護の対抗要件は通知、又は承諾が「確定日付」のある証書と規定されています。この「確定日付」ある証書が内容証明郵便や公正証書などになります。

ちなみに民法476条1項の承諾の場合には、通知は不要ですが債務者が債権承諾したことを文書にし、公証役場で確定日付を貰っておく必要があります。

いずれも債権を譲り受けた者が債務所以外の第三者に対抗するためのものですから、元の債権者に内容証明郵便を出すことを(通知の場合)要求しなければなりません。

なお、債権譲渡特例法による債権譲渡登記の方法もあります。

債権放棄のとき

やむを得ず債権を放棄するときは、債務者に内容証明郵便を以って通知します。 売掛金を放棄するため損金処理できますが、税務当局への証拠になります。口頭はもとより普通郵便でも否認されます。

契約解除

契約は口頭でも解除できますが、これでは何の証拠もなくあとで紛争になると証明できません。このため、必ず内容証明にするべきです。

消滅時効の中断

消滅時効は、時効期間が種類によって違います。商品の売掛債権は2年で消滅します。これを止めるには、訴訟、申し立てなどの裁判上の請求及び差し押さえ、仮差押え、仮処分をしなければいけません。 裁判外の請求は、一時的には中断の効果がありますが、請求後6ヵ月以内に、前述の行為をしないと時効は中断しなかったことになります。この場合も口頭、普通郵便による請求は、証拠が残らないので、先ず内容証明を打っておくべきです。

内容証明を出してから

「内容証明を出せば終わり」というケースは余りありません。普通、相手は、回答書を送るか、無視するかになります。

回答書を送って来た場合は、その内容を見て、反論するところがあれば反論します。反論の「見本」などはネットにないと思います。また、相手が全て認めるような場合は、示談書などが必要になります。全く返事が来ない場合は、催促することになります。それでも無視してくる場合は、法的措置(裁判等)に持っていくほかありません。

いずれにせよ、内容証明は、送った後の方が重要です。

当事務所は、土、日、祝日も対応しています。(年末年始等を除く)お急ぎの場合も対応可能です。

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